Suite à l’entrée en vigueur de la législation européenne RGPD, l’ASL Domaine Vallée Verte vous informe de manière transparente sur l’utilisation qui est faite des données personnelles traitées.
1. Données des interlocuteurs travaillant chez nos clients
Des informations personnelles sur les interlocuteurs travaillant chez nos clients B2B sont enregistrées par l’ASL DOMAINE VALLEE VERTE qui est le responsable du traitement. La finalité de cette collecte et stockage de données personnelles (nom, prénom, e-mail, téléphone, fonction, questions posées et réponses associées…) est : la gestion de la relation client, le support-client, le suivi des dossiers et la facturation associée. Seuls, la Direction et le personnel en relation avec les clients peuvent accéder aux données nécessaires. La durée maximale de conservation des données personnelles est fixée à 5 ans après la fin de la relation contractuelle et 10 ans pour les pièces comptables nominatives. La base juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel peut reposer sur :
- L’exécution d’un bon de commande ou d’un devis signé voire d’une relation contractuelle matérialisée par un accord de commande ;
- Ou notre intérêt légitime en tant prestataire de service ;
- Ou l’exécution de toute législation en vigueur applicable.
Nous signalons que, dans de rares cas, nous sommes susceptibles d’enrichir nos données clients avec des informations publiques (par exemple du registre du commerce). Nous signalons le transfert possible de nos données-clients à des fournisseurs dans le cadre d’une commande sous-traitée. Nous signalons aussi le transfert possible de nos données de clients à des membres du syndicat ou à des prestataires mandatés par un membre du syndicat.
2. Formulaire pour l’obtention de badges d’accès et données d’accès de la badgeuse
Dans le cadre du système de badge et du Club Affaires, vos données personnelles d’occupants du Domaine sont collectées et enregistrées par l’ASL DOMAINE VALLEE VERTE qui est le responsable du traitement. La finalité de ces enregistrements d’informations (nom, prénom, société, plaque d’immatriculation, photo d’identité, coordonnées de contacts, horaire d’entrées et de sorties) est :
– le contrôle et la sécurisation des accès du domaine, des parkings et des bâtiments ;
– la gestion de l’occupation du parking et des problématiques de stationnement ;
– la gestion de la restauration ainsi que la mise en place d’un système de paiement associé ;
– la facturation associée des clients du système de badge ;
– la communication des informations concernant le fonctionnement général et les services du Domaine
Seuls la Direction en cas de litige et le personnel interne ou externalisé en relation avec la sécurité du Domaine, la gestion du parking ou la gestion des services du domaine peuvent accéder aux données nécessaires. La durée maximale de conservation des données est fixée à 3 mois pour les entrées-sorties. La durée maximale de conservation des autres données concernant la badgeuse est fixée à 5 ans après le départ d’un occupant ainsi qu’à 10 ans pour les pièces comptables nominatives. La base juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel peut reposer sur :
– notre intérêt légitime de sécurisation du site, des équipements et des personnes ainsi que d’efficience de fonctionnement qui est la base légale retenue ;
– ou l’intérêt légitime des occupants ;
– ou l’exécution des statuts de l’association ;
– ou l’exécution du règlement intérieur du Domaine ;
– ou l’exécution d’une relation commerciale matérialisée par un accord de commande ou une
facture ;
– ou l’exécution de toute législation applicable.
Nous signalons le transfert possible des données à des fournisseurs dans le cadre de missions sous-traitées (société de sécurité, restaurateur, prestataires de service, société de maintenance, …). Nous signalons aussi le transfert possible des données d’entrée-sortie et de plaques d’immatriculation à des employeurs ou des tiers concernés (co-propriétaires, syndic, mandataires…) exclusivement pour des problématiques d’urgence, de sécurité et d’occupation du parking. Nous signalons que les utilisateurs de nos badges recevront par email, courrier ou téléphone nos communications informatives concernant notre fonctionnement et nos services dans le cadre de nos obligations statuaires. Vous pouvez à tout moment demander le désabonnement de notre lettre d’information par email à dpo@domainevalleeverte.com ou en cliquant sur le lien éventuel de désabonnement.
3. Données du système de vidéo-surveillance
Une vidéo protection du site (ainsi que le prise de photo éventuelle par nos agents de sécurité) est mise en œuvre par l’ASL DOMAINE VALLEE VERTE qui est le responsable de traitement en vue d’assurer la sécurité des locaux, des biens et des personnes ainsi que la prévention des incendies. Les images sont archivées pendant 1 mois maximum. Pour le temps réel, toutes les personnes susceptibles d’assurer la sécurité peut visualiser les vidéos. Pour les données archivées, seule la Direction et le personnel interne ou externalisé assurant la sécurité a accès aux données enregistrées. La base juridique de l’enregistrement des images est fondée sur :
- Notre intérêt légitime (notamment de sécurisation) en tant d’association syndicat libre ;
- Ou l’intérêt légitime des occupants du domaine ;
- Ou l’exécution des statuts de l’association ;
- Ou l’exécution d’un bail locatif ;
- Ou l’exécution du règlement intérieur du domaine ;
- Ou l’exécution de toute législation applicable.
Nous signalons que, dans de rares cas, les données peuvent être communiquées à des tiers autorisés (tels que des auxiliaires de justice) ou tiers de résolution des litiges (notamment des avocats externalisés). Nous signalons aussi le transfert possible des images de surveillance à des employeurs ou des tiers concernés (copropriétaires, syndic, mandataires…) exclusivement pour des problématiques d’urgence, de sécurité et d’occupation du parking.
4. Données des accès internet
Dans le cadre des accès internet commercialisés, l’ASL DOMAINE VALLEE VERTE signale qu’il n’a accès à aucune donnée de traçabilité. Vous pouvez vous rapprocher de nos opérateurs techniques PXT INFOCOM (https://pxt-infocom.fr/) et SFR BUSINESS pour en savoir plus sur l’utilisation de vos données de connexion.
5. Candidature à un emploi ou demande de stage
Votre CV, lettre de motivation éventuelle ainsi tous les autres documents ou données fournis lors d’une candidature (spontanées ou non) à un emploi ainsi que les données éventuelles fournies par les anciens employeurs sont collectées par l’ASL DOMAINE VALLEE VERTE qui est le responsable du traitement en vue d’évaluer l’adéquation d’un profil professionnel par rapport à un poste éventuel à pourvoir. Seuls la Direction et le personnel concerné par le recrutement sont habilités à avoir accès aux données communiquées. La durée maximale de conservation des données est fixée à 2 ans après inactivité de la relation avec le candidat. La base juridique de l’utilisation et du traitement de vos données à caractère personnel est basée sur votre consentement ou votre intérêt légitime en tant que demandeur d’emploi ou notre intérêt légitime en tant que recruteur. Nous signalons que, dans de rares cas, nous transférons des CV à des partenaires institutionnels, des agences d’Intérim ou des partenaires exerçant des activités similaires, connexes ou complémentaires. Nous signalons que nous sommes susceptibles d’enrichir notre base de données candidats avec des informations publiques, d’un cabinet de recrutement ou d’une entreprise partenaire.
6. Annuaire, carnet d’adresse et répertoire des contacts-partenaires
Un système de listing-partenaire (potentiel ou actif) a été mis en place par l’ASL DOMAINE VALLEE VERTE qui est le responsable du traitement. La finalité de cet enregistrement qui contient des données personnelles (nom, prénom, fonction, téléphone, email…) est la gestion de la relation-partenaire. Seul la Direction et le personnel concerné sont habilités à avoir accès aux données communiquées ou enregistrées. Nous informons nos partenaires que nous sommes susceptibles d’enrichir nos données avec des informations publiques. La durée de conservation des données personnelles est fixée à 5 ans après inactivité. La base juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel repose le consentement des interlocuteurs concernés ou notre intérêt légitime en tant qu’entreprise.
7. Données des fournisseurs référencés ou potentiels
L’identité des interlocuteurs chez nos fournisseurs référencés ou potentiels, tous les documents ou données fournis pour devenir fournisseur ainsi que les pièces comptables de nos fournisseurs sont collectées par l’ASL DOMAINE VALLEE VERTE qui est le responsable du traitement en vue de la gestion de la relation fournisseur et de la comptabilité. Seuls la Direction, le personnel en charge des achats, des projets liés à un fournisseur, le service comptabilité sont habilités à avoir accès aux données enregistrées ou communiquées. La durée maximale de conservation des données est fixée à 3 ans pour les fournisseurs potentiels, 5 ans après le dernier achat pour les fournisseurs actifs et 10 ans pour les pièces comptables. La base juridique de l’utilisation et du traitement de vos données à caractère personnel est basée sur le consentement des interlocuteurs concernés ou notre intérêt légitime en tant qu’acheteur ou l’exécution d’une relation contractuelle d’achat matérialisée par un bon de commande. Nous signalons que, dans de rares cas, nous sommes susceptibles d’enrichir nos données fournisseurs actifs ou potentiels avec des informations publiques.
8. Invitations à des événements
Un système de listing d’invités peut être mis en place par l’ASL DOMAINE VALLEE VERTE qui est le responsable du traitement. Vous pouvez signaler à dpo@domainevalleeverte.com que vous ne souhaitez plus recevoir nos communications. La finalité de cet enregistrement qui contient des données personnelles (nom, prénom, adresse, fonction, téléphone, email, …) est la gestion organisationnelle et promotionnelle d’événements. Seul la Direction et le personnel opérationnel concerné sont habilités à avoir accès aux données communiquées ou enregistrées. Nous signalons que, dans de rares cas, nous sommes susceptibles d’enrichir nos données d’invitation avec des informations publiques (par exemple du registre du commerce) et de transférer des données à des sociétés externalisées d’organisation d’évènements. La durée de conservation des données personnelles est fixée à 3 ans après inactivité de la relation avec les invités. La base juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel repose le consentement des interlocuteurs concernés ou notre intérêt légitime en tant qu’association ou l’intérêt légitime de la personne concernée.
9. Architecture informatique sécurisée
Nos données et les données de nos clients sont localisées dans nos locaux sécurisés et dans nos datacenters sécurisés en Europe. Nous signalons toutefois l’utilisation de plusieurs outils S.a.a.S. (Dropbox, Google Form, Mailchimp, …) agréés Privacy Shield qui peuvent faire transiter des données en dehors de l’Union Européenne de manière sécurisée.
10. Vos droits
Nous informons que des informations sur nos interlocuteurs de tous types (clients, fournisseurs, partenaires, …) sont susceptibles d’être transférées à des partenaires de résolution de litige ou de contrôle : avocats externalisés, cabinets comptables et RH externalisés, institutions… En application des lois européennes et de la loi du 6 janvier 1978 (relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés), vous disposez des droits d’accès, de rectification, de limitation, de portabilité et de suppression de vos données personnelles ainsi que du droit d’opposition à leur traitement pour des motifs légitimes. Vous pouvez exercer l’ensemble de ces droits par email à l’adresse dpo@domainevalleeverte.com, ou courrier postal adressé à Service DPO, ASL Domaine Vallée verte, rue de la Vallée verte, 13011 Marseille. Vous disposez par ailleurs, des droits de retirer à tout moment vos consentements et d’introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL), notamment sur son site internet www.cnil.fr